¿Qué tenemos que tener en cuenta a la hora de elegir un software para la administración del consultorio?

A la hora de elegir un software es recomendable tener en cuenta los siguientes puntos:

1. Contemplación de las funcionalidades requeridas. Es importante elegir una aplicación que cumpla con las principales funciones que cada profesional considere necesario para la gestión de su consultorio, y que esté abierto a la posibilidad de actualizaciones, que permitan incorporar nuevas funcionalidades que, en el futuro, sean requeridas. Si el software es muy específico y cerrado, es posible que para poder gestionar el consultorio se necesite más de un sistema informático, lo que implica más de una base de datos, que a su vez involucra un retrabajo para su mantenimiento.
2. Fácilmente manejable o intuitivo. Es importante que la aplicación para gestionar el consultorio sea lo más intuitiva posible, de forma de que los usuarios puedan aprovechar todas las funcionalidades del mismo sin invertir demasiado tiempo en encontrar cada una.
3. Acceso autorizado a la información. Todo sistema está compuesto de funcionalidades y módulos, que siguen los procesos organizacionales, y dentro de una organización, en nuestro caso un consultorio, hay distintas personas que participan en el mismo, sin embargo, no todas las personas deben tener acceso a toda la información que se maneja en el consultorio. Es por ello que el software elegido para gestión del consultorio debe contemplar permisos y claves de acceso diferentes, por usuario que haga uso de la aplicación, impidiendo que personas no autorizadas accedan a información confidencial.
4. Requerimientos de hardware. Al contratar un software para el consultorio, es importante validar que pueda ser soportado por los dispositivos existentes, o contemplar la compra del hardware necesario. No queremos invertir en una nueva aplicación y luego no poder hacer uso de ella.
5. Soporte. Cuando se implementa un nuevo software se suele recibir una capacitación inicial, sin embargo, es con el uso del mismo en donde surgen las dudas, y muchas veces el personal que hace uso del sistema y que ha recibido la capacitación inicial, es reemplazado por otro. Es por ello, que al elegir un software para el consultorio debe asegurarse que el proveedor esté disponible para dar soporte del mismo en el tiempo. Normalmente este es un servicio que se abona con periodicidad (mensual, anual, …)
6. Confidencialidad de la información. Toda la información que es manejada en el consultorio, principalmente la de los pacientes, es información confidencial, la misma no debe ser divulgada ni accedida por personas no autorizadas, por lo que el proveedor de software debe comprometerse a mantener la confidencialidad de la base de datos del consultorio.
7. Backup o copia de seguridad de la base de datos. Hay diferentes causas por la que se puede perder la información almacenada en las bases de datos del software, es por ello que es primordial contar con una copia de respaldo de la misma, al menos una vez por semana, siendo preferible aumentar esta frecuencia, conforme la frecuencia con la que actualizamos la información en el sistema. Por ello, si la aplicación es mantenida por el proveedor de software, el mismo debe garantizar el backup de las bases de datos con cierta frecuencia. Si el mantenimiento del sistema está a cargo del consultorio, se debe tomar la precaución de efectuar las copias de respaldo con la mayor frecuencia posible.
8. Disponibilidad. La aplicación debe estar disponible, mínimamente durante las horas laborables, ya que de no estar a disposición cuando se la necesita, no será posible asentar o registrar información valiosa, así como consultar información que nos ayude a tomar decisiones inmediatas. Si el proveedor de software está a cargo del mantenimiento del sistema debe comprometerse a mantener la disponibilidad de la aplicación, en caso contrario, el profesional de la salud debe tomar las medidas necesarias para asegurar la disponibilidad del software, por lo menos, durante las horas laborables.
9. El contenido de la Base de Datos debe ser propiedad del cliente. Si se contrata un sistema con licencia de uso temporal (lo que significa que se podrá hacer uso del mismo mientras se pague un abono: mensual, anual, …), el proveedor de software debe comprometerse a entregar la información completa de la base de datos cuando el cliente o profesional de la salud considere discontinuar el uso del sistema.

En Infogroup somos conscientes de nuestras responsabilidades, de lo que implica la información y el sistema informático para el profesional de la salud.